Les deux dates à retenir
La réforme se déploie en deux temps qui vous concernent directement.
Au 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs sur une plateforme agréée par l'État.
Au 1er septembre 2027, vous devez émettre toutes vos factures au format électronique et transmettre vos données de ventes (issues de votre caisse) à l'administration via votre plateforme.
Ces échéances peuvent sembler lointaines, mais la mise à niveau de votre caisse, le choix de votre plateforme et la formation de votre équipe demandent de l'anticipation. L'idéal est d'être prêt avant l'été 2026.
Rappel express : facture électronique et e-reporting
La réforme distingue deux obligations complémentaires.
La facture électronique encadre les factures entre entreprises françaises (vos clients et fournisseurs professionnels). Ces factures circuleront désormais via une plateforme agréée (PA) — l'opérateur, agréé par l'État, qui transmet et reçoit vos factures et vos données. C'est le nouveau nom des plateformes autrefois appelées « plateformes de dématérialisation partenaires » (PDP).
L'e-reporting, lui, transmet à l'administration les données de vos autres opérations, notamment vos ventes aux particuliers et vos encaissements de prestations de service.
Pour un établissement HCR, retenez un principe simple : la restauration et l'hébergement sont des prestations de service. À ce titre, la TVA est en général exigible à l'encaissement, c'est-à-dire au moment où vous êtes payé. Cette particularité déclenche une obligation supplémentaire : l'e-reporting des données de paiement, en plus de l'e-reporting des données de transaction.
Ce qui change concrètement pour votre établissement
Selon votre type de client, le traitement diffère.
- Clients professionnels (repas d'affaires, séminaires, déplacements pros hébergés…) : vous devrez leur envoyer des factures électroniques via votre plateforme agréée.
- Clients particuliers : vos ventes seront déclarées automatiquement à l'administration via votre système d'encaissement (d'où l'importance de vérifier la compatibilité de vos outils actuels).
- Hébergement d'entreprises : factures électroniques classiques.
- Hébergement de particuliers : déclaration automatique des ventes, comme pour la restauration, via votre plateforme.
Le vrai sujet : la gestion de vos notes
C'est le point le plus sensible de votre secteur. Le traitement d'une note dépend de qui est votre client (un particulier ou un professionnel) et, dans certains cas, du montant.
Votre client est un particulier
C'est la situation la plus fréquente. Un client déjeune, règle sa note, et repart.
Dans ce cas, quel que soit le montant, vos ventes sont couvertes par l'e-reporting : les données de transaction et les données de paiement, produites par votre système de caisse, agrégées quotidiennement, puis transmises. Vous n'avez pas de facture individuelle à émettre pour chaque client.
Votre client est un professionnel
Ici, deux règles se combinent.
Pour une note supérieure à 150 € HT au bénéfice d'une entreprise, une facture est obligatoire, même si le client ne la demande pas.
Pour une note inférieure à 150 € HT, l'e-reporting suffit en principe. Mais dès que le client professionnel demande une facture — quel que soit le montant —, vous avez l'obligation de l'établir et de la déposer sur votre plateforme agréée.
Point de vigilance : sans facture correctement complétée avec l'identification du client (nom ou raison sociale, adresse), votre client professionnel ne pourra pas déduire la TVA. Une tolérance permet au client de renseigner lui-même ces informations sur un espace prévu à cet effet sur la note.
Les cas particuliers à connaître
Le client paie avec sa carte personnelle mais veut une facture au nom de son entreprise. C'est fréquent en repas d'affaires. La marche à suivre : établissez la facture au nom de l'entreprise et déposez-la sur votre plateforme agréée, qui la transmettra à la plateforme de l'entreprise cliente. Vous remettez simplement un reçu de paiement au client.
Vous avez plusieurs caisses ou logiciels (salle, bar, hôtel, click & collect…). Tous doivent être compatibles avec la réforme et produire des données interprétables. C'est un point à vérifier tôt avec vos fournisseurs.
Vos achats à l'étranger sont aussi concernés. Si vous achetez des marchandises à un fournisseur d'un autre pays de l'Union européenne (par exemple de la farine achetée en Italie), l'opération relève de l'e-reporting des données de transaction, et c'est vous, établissement établi en France, qui êtes redevable de la déclaration. En revanche, une importation depuis un pays hors UE reste hors champ (l'information vient des documents douaniers).
Votre caisse, pièce maîtresse du dispositif
Toute la mécanique repose sur votre système de caisse. C'est lui qui produit, chaque jour, le récapitulatif consolidé de vos ventes (le « Z de caisse ») qui sera ensuite transmis.
Plusieurs points méritent votre attention.
- Votre caisse est-elle conforme et à jour ? Vérifiez avec votre fournisseur qu'une mise à jour « facturation électronique » est prévue.
- Réalise-t-elle une clôture quotidienne ? La restauration a ses spécificités (services du midi et du soir, système de « quarts ») qui compliquent parfois la production d'un Z propre.
- Distingue-t-elle les prestations de service des ventes de biens ? Un même ticket peut mêler un repas (service) et une vente à emporter (bien) : le paramétrage doit permettre de les différencier.
Évitez la saisie manuelle : elle restera possible sur un portail, mais représenterait des heures de travail chaque mois, avec un risque d'erreur élevé. L'automatisation via votre plateforme est la bonne approche.
Ce que vous devez faire maintenant : la check-list
L'Ordre des experts-comptables recommande quatre étapes concrètes.
- Vérifiez votre système de facturation et de caisse. Contactez votre fournisseur, demandez la mise à jour « facturation électronique » et assurez-vous que votre matériel est conforme.
- Choisissez votre plateforme agréée (PA). Comparez les offres (prix, simplicité, assistance) et vérifiez qu'elle s'intègre bien à vos process administratifs. Votre expert-comptable est votre meilleur conseil sur ce choix.
- Formez votre équipe. Prévoyez environ 2 heures de formation par personne, créez un mémo simple et affichez un mode d'emploi près des caisses.
- Testez votre système avant l'été 2026. Réalisez des essais avec des factures tests, vérifiez que tout fonctionne avant l'échéance et préparez une information pour vos clients.
Les bénéfices à en tirer
Au-delà de l'obligation, la réforme vous apporte des gains réels au quotidien.
Fini le client entreprise qui repart avec une facture papier, le classement manuel, le stockage des justificatifs et l'envoi de vos pièces au cabinet. Place à l'automatisation : transmission des factures par la plateforme, suivi en temps réel, moins d'erreurs, archivage automatique, et transmission directe de vos données à votre expert-comptable. Autant de temps gagné pour vous concentrer sur votre métier.
Ce qu'il faut retenir
En hôtellerie-restauration, l'e-reporting concerne l'essentiel de votre chiffre d'affaires, puisque vous vendez surtout à des particuliers. Vos ventes déclenchent à la fois l'e-reporting des données de transaction et celui des données de paiement, car la TVA est due à l'encaissement. La gestion des notes selon le type de client et le seuil de 150 € HT est le point le plus délicat, et votre système de caisse en est la pièce maîtresse. Deux dates à graver : 1er septembre 2026 (recevoir les factures) et 1er septembre 2027 (émettre et transmettre vos données).
La clé du succès : un diagnostic anticipé de votre caisse et de votre organisation, idéalement avant l'été 2026. Nous sommes à vos côtés pour choisir la bonne solution, former votre équipe et vérifier que tout est prêt à temps. Contactez-nous sans tarder pour faire le point sur votre établissement.