Facturation électronique : pourquoi devez-vous « accepter » ou « refuser » vos factures ?

D'abord, un rapide rappel sur la réforme

La facturation électronique devient progressivement obligatoire entre entreprises en France. Concrètement :

• Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique, via une plateforme agréée. Les grandes entreprises et les ETI doivent, elles, déjà les émettre sous ce format.
• À partir du 1er septembre 2027, l'obligation d'émission s'étendra aux PME, TPE et micro-entreprises.

L'objectif de cette réforme : lutter contre la fraude à la TVA et simplifier, à terme, la gestion administrative des entreprises. En attendant, elle change une chose très concrète dans votre quotidien : le sort d'une facture reçue ne dépend plus d'un simple mail ou coup de fil, mais d'un statut officiel que vous devez donner, sur votre plateforme.

Trois statuts, pas deux

On a souvent l'impression qu'il n'y a que deux options — accepter ou refuser. En réalité, il en existe trois, et il est utile de les distinguer :

Le rejet. C'est automatique et purement technique. Si une facture arrive dans un format non conforme ou mal adressée, la plateforme la bloque avant même que vous ne la voyiez. Vous n'avez rien à faire : c'est au fournisseur de vous en renvoyer une correcte.

Le refus. C'est vous qui décidez, pour un motif commercial. Par exemple si le montant ne correspond pas à ce qui était prévu, ou si une information obligatoire manque. Ce refus doit être accompagné d'un motif précis, et il bloque le paiement jusqu'à résolution.

L'acceptation. Vous validez la facture, ce qui déclenche le délai de paiement légal.

Pourquoi c'est important d'accepter ou de refuser — et pas de ne rien faire

Ne pas répondre n'est pas une option neutre. Chaque plateforme applique un délai d'acceptation tacite, généralement entre 15 et 30 jours : passé ce délai, la facture est automatiquement considérée comme acceptée, que vous l'ayez vérifiée ou non. Le compteur du délai de paiement démarre alors, et vous perdez la possibilité de la contester directement via la plateforme.

Notre conseil : traitez chaque facture reçue dans les 5 jours ouvrés suivant sa réception. Cela vous laisse une vraie marge pour vérifier tranquillement, sans risquer l'acceptation automatique.

Sur quels motifs peut-on refuser une facture ?

Le refus n'est pas là pour gagner du temps ou retarder un paiement — il doit correspondre à un vrai écart avec la transaction réalisée. Les motifs les plus courants sont :

• Un taux de TVA erroné
• Un montant total incorrect
• Une erreur de calcul sur la facture
• Une mention légale obligatoire manquante (SIREN, adresse de livraison, etc.)
• Une facture en doublon (déjà reçue ou émise)
• Une erreur de destinataire
• Une transaction ou un émetteur inconnu

Un bon réflexe : soyez toujours précis dans le motif que vous indiquez. « Erreur » tout court ne suffit pas — mentionnez l'écart constaté, en le comparant si possible à votre devis ou bon de commande. Cela accélère le traitement et protège votre position en cas de désaccord avec le fournisseur.

⚠️ Attention : une fois qu'une facture est refusée, elle ne peut plus être comptabilisée en l'état. Il faudra attendre une facture corrigée ou un avoir du fournisseur.

Zoom : l'amende de 15 € par mention manquante ou inexacte — jusqu'où va-t-elle ?

On nous pose souvent la question : cette amende concerne-t-elle uniquement les mentions « classiques » (SIREN, numéro de TVA, adresse...) ou va-t-elle plus loin ?

Le champ d'application est large. L'article 1737, II du Code général des impôts prévoit une amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée sur une facture, plafonnée à 25 % du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné en cas de cumul sur une même facture. Le Conseil d'État a précisé, dans un arrêt du 21 mai 2014 (n° 364610, Sté Garage Boileau Lagache), que cette amende s'applique aussi bien aux mentions obligatoires qu'aux mentions facultatives — une mention inutile ou sans effet pour le client, si elle est inexacte, peut donc en théorie déclencher l'amende au même titre qu'une mention obligatoire.

Cela concerne donc bien, par exemple, la mention d'autoliquidation de la TVA. Deux précisions utiles :

• Pour la sous-traitance BTP, la référence attendue peut être l'article 283, 2 nonies du CGI (et non « 283 nonies » tout court, formulation qu'on voit parfois circuler à tort).
• La formulation exacte et l'article cité varient selon le cas (BTP, prestations intracommunautaires, franchise en base...). Le bon réflexe reste de vérifier, dossier par dossier, la référence applicable plutôt que d'appliquer une formule « passe-partout ».

Ce qui compte, au-delà des 15 € : pour l'autoliquidation en particulier, une mention absente ou incorrecte n'est pas qu'une question de pénalité forfaitaire — c'est surtout un facteur de confusion sur qui doit déclarer et payer la TVA (le fournisseur pourrait facturer la TVA à tort, ou le client omettre de l'autoliquider), avec un risque de régularisation bien plus lourd que l'amende elle-même.

Le point qu'on nous demande le plus souvent : qui est responsable si une facture a un problème ?

C'est une confusion fréquente, alors clarifions-la.

La conformité d'une facture reste, par principe, la responsabilité du fournisseur. C'est lui qui doit y faire figurer toutes les mentions obligatoires, appliquer le bon taux de TVA, etc. Ce n'est pas parce que vous, en tant que client, acceptez une facture, que vous devenez responsable à sa place d'une éventuelle erreur du fournisseur.

En revanche, il y a un risque bien réel à connaître : celui de la déduction de TVA. Si vous acceptez une facture qui comporte des mentions manquantes ou erronées, c'est vous qui risquez de ne pas pouvoir déduire la TVA correspondante en cas de contrôle fiscal — même si l'erreur ne vient pas de vous.

C'est précisément pour cette raison qu'il est essentiel de vérifier chaque facture avant de l'accepter, et pas après. Une fois validée, il devient beaucoup plus compliqué de revenir en arrière.

D'ici 2027, deux chantiers à mener en parallèle

Le 1er septembre 2027 peut sembler loin, mais c'est le moment de s'y préparer dès maintenant — et pas sur un seul front.

Le premier chantier, c'est le vôtre : la conformité de vos propres factures de vente. D'ici cette date, chaque entreprise doit revoir le formalisme de ses factures émises pour respecter les nouvelles obligations (format électronique structuré, mentions obligatoires complètes, etc.). Ce n'est pas qu'une question de logiciel : vos modèles de facture, vos conditions générales de vente et vos process internes doivent être ajustés en amont, pas dans l'urgence à la dernière minute.

Le second chantier, c'est votre vigilance sur les factures que vous recevez. Comme on l'a vu plus haut, accepter une facture de fournisseur qui comporte une erreur (mention manquante, TVA incorrecte...) peut vous faire perdre votre droit à déduction de TVA — même si la faute ne vient pas de vous. D'ici 2027, il est donc tout aussi important d'apprendre, en interne, à repérer ces erreurs avant de valider une facture, que de mettre vos propres factures en conformité.

En clair : la réforme ne se joue pas à sens unique. Être en règle quand vous facturez ne suffit pas — encore faut-il savoir détecter les anomalies quand vous êtes de l'autre côté, en tant qu'acheteur.

Est-ce que l'administration fiscale vérifie vos factures ?

Question légitime que beaucoup de clients nous posent : qui regarde vraiment ces factures une fois envoyées à l'administration ?

En réalité, il n'y a plus de "moment de vérification" ponctuel comme avant (une fois par an, au moment de la déclaration de TVA). Désormais, chaque facture transmise via une plateforme agréée alimente en quasi temps réel les systèmes de la DGFiP, qui la compare automatiquement à vos déclarations de TVA grâce à des outils de recoupement.

Concrètement :

• Le rapprochement entre vos factures et vos déclarations se fait en continu, de façon automatisée — pas par un agent qui relit chaque facture une à une.
• Un contrôle humain n'intervient qu'en cas d'anomalie détectée par ces outils automatiques (écart entre factures et TVA déclarée, incohérences répétées, etc.).

Ce que ça change pour vous : la rigueur ne se joue plus seulement au moment de votre déclaration de TVA, mais dès l'émission de chaque facture. Une erreur isolée ne déclenche pas nécessairement un contrôle, mais des écarts récurrents peuvent désormais être repérés bien plus vite qu'avant.

Champs structurés et mentions en texte libre : deux niveaux de contrôle différents

Une nuance importante, souvent mal comprise : toutes les informations d'une facture électronique ne sont pas contrôlées de la même façon.

Les champs structurés — des données chiffrées et codifiées. Le format électronique (Factur-X, UBL, CII) ne se limite pas à l'apparence visuelle de la facture (le PDF que vous voyez à l'écran) : il transporte aussi des données structurées, organisées selon la norme européenne EN 16931. On y trouve, entre autres, un code « catégorie de TVA » (S = taux standard, Z = taux zéro, E = exonéré, AE = autoliquidation, G = export, K = livraison intracommunautaire...), accompagné le cas échéant d'un code de motif d'exonération (norme VATEX — par exemple VATEX-EU-AE pour l'autoliquidation).

Ces champs structurés sont contrôlés à deux niveaux :

• La plateforme agréée, avant transmission : des règles de cohérence vérifient que la catégorie de TVA et le taux appliqué concordent. Une ligne classée « autoliquidation » (AE) avec un taux de TVA différent de 0 %, par exemple, est une incohérence détectable automatiquement, qui peut bloquer la facture avant même qu'elle n'arrive chez le client.
• La DGFiP, une fois la facture reçue : ces données chiffrées et codifiées alimentent les outils de recoupement automatisé avec vos déclarations de TVA (CA3), dans le cadre du programme de datamining fiscal (projet CFVR, piloté par la Mission Requêtes et Valorisation). Le logiciel Sirius-Pro est identifié comme l'un des outils mobilisés dans ce cadre ;

Les mentions en texte libre — la formulation visible sur la facture. Ce qui reste, en revanche, plus proche du texte libre, c'est la formulation exacte affichée sur la présentation visuelle de la facture — par exemple le libellé précis et la référence légale citée (« Autoliquidation, article 283, 2 nonies du CGI » ou une autre formulation selon le cas). Cette phrase en tant que telle n'est pas un champ codifié au même titre que la catégorie de TVA : c'est un texte rédigé, qui peut varier d'un logiciel de facturation à l'autre.

Ce que ça change concrètement :

• Une incohérence entre le code catégorie de TVA (ex. AE) et un taux de TVA non nul → détectable automatiquement, potentiellement dès la plateforme.
• Une absence totale de code catégorie ou de mention d'autoliquidation combinée à une TVA non déclarée là où elle aurait dû l'être → également susceptible d'être repérée, car cela crée une incohérence visible dans le traitement de la TVA.
• Une formulation imprécise (bon principe appliqué, mais mauvais article cité dans le texte visible), alors que le code structuré est correct → relève encore, à notre connaissance, d'un contrôle humain lors d'un contrôle fiscal ciblé, plutôt que d'une détection automatique en temps réel.

⚠️ Ce niveau de granularité du contrôle automatisé de la DGFiP porte sur un dispositif récent (généralisation au 1er septembre 2026) et encore amené à évoluer. Nous n'avons pas de confirmation officielle sur l'étendue exacte de ce qui est vérifié automatiquement aujourd'hui côté texte libre — cette analyse reste notre meilleure estimation à date, à confirmer au cas par cas.

Que se passe-t-il concrètement si une facture n'est pas payée à l'échéance ?

Une fois le délai de paiement dépassé (30 jours par défaut, jusqu'à 60 jours ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit), deux choses se déclenchent automatiquement dès le lendemain de l'échéance, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer une mise en demeure :

Des pénalités de retard, calculées au prorata du nombre de jours de retard, sur la base d'un taux qui ne peut jamais être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal.

Une indemnité forfaitaire de 40 € par facture impayée, due de plein droit, sans justificatif à fournir — même en cas de paiement partiel.

Si le retard persiste, l'entreprise créancière peut ensuite enclencher, dans l'ordre : une relance formelle, puis une mise en demeure, et en dernier recours une injonction de payer devant le tribunal de commerce.

Point important à garder en tête : ces pénalités ne sont pas prélevées automatiquement par une administration — c'est à votre fournisseur (si vous êtes en retard) ou à vous-même (si votre client est en retard) de les réclamer. Mais elles courent dès le lendemain de l'échéance, qu'elles soient réclamées ou non. D'où l'intérêt, encore une fois, de bien vérifier une facture avant de l'accepter : le compte à rebours démarre immédiatement après.

Et après 5 ans, une facture impayée disparaît-elle automatiquement de vos comptes ?

On entend parfois dire qu'au bout de 5 ans, une facture impayée est automatiquement effacée. C'est en partie vrai, mais la réalité est plus nuancée.

Ce qui est exact : entre professionnels, vous avez 5 ans à partir de la date d'échéance de la facture pour en réclamer le paiement, y compris devant un tribunal (article L.110-4 du Code de commerce).

Ce qui est inexact : passé ce délai, rien ne se fait automatiquement. Deux précisions importantes :

• Ce délai n'est pas un couperet mécanique. C'est au client qui vous doit de l'argent de faire valoir lui-même que le délai est dépassé, si vous tentez de le réclamer en justice. Un juge ne l'appliquera jamais de sa propre initiative.
• Pour que cette facture puisse officiellement sortir de vos comptes en tant que perte, il faut d'abord prouver qu'elle ne sera vraiment jamais payée — ce qu'on appelle une créance "irrécouvrable". Cela suppose d'avoir épuisé les démarches (relances, mise en demeure, action en justice) et d'obtenir un document qui l'atteste.

Les 3 situations qui permettent de considérer qu'une facture ne sera jamais payée :

• Votre client est en liquidation judiciaire et n'a plus les moyens de vous payer
• Votre client a disparu (décès, plus aucune adresse connue)
• La facture est prescrite (les 5 ans sont passés) — et votre client fait valoir ce délai si vous le poursuivez

Bon à savoir : une fois cette situation prouvée, vous pouvez récupérer la TVA que vous aviez initialement facturée sur cette somme (article 272 du CGI), à condition de transmettre à votre client un duplicata de la facture avec une mention légale spécifique.

En résumé sur ce point : à 5 ans, ce n'est pas "la facture disparaît automatiquement de vos comptes", mais plutôt "la facture a de bonnes chances de ne jamais être payée si vos relances ont échoué — encore faut-il le prouver avant de la considérer comme perdue."

En résumé

• D'ici le 1er septembre 2027, deux chantiers en parallèle : mettre vos propres factures en conformité, et apprendre à repérer les erreurs sur celles que vous recevez.
• Une facture reçue n'est jamais "en attente" indéfiniment : elle finit toujours par être acceptée, refusée, ou rejetée automatiquement.
• Accepter déclenche votre obligation de paiement — vérifiez avant, pas après.
• Refuser doit être justifié par un motif précis et réel.
• Ne rien faire équivaut, au bout de quelques semaines, à accepter automatiquement.
• Le principal risque pour vous, en tant qu'acheteur, n'est pas d'être tenu pour responsable d'une erreur du fournisseur, mais de perdre votre droit à déduction de TVA si vous validez une facture non conforme.
• L'administration ne vérifie plus vos factures une fois par an : le contrôle est désormais automatisé et continu, avec intervention humaine seulement en cas d'anomalie détectée — mais ce contrôle automatisé porte surtout sur les données chiffrées et codifiées (montants, taux, catégorie de TVA), moins sur la formulation exacte des mentions en texte libre.
• L'amende de 15 € par mention manquante ou inexacte (art. 1737, II du CGI) ne se limite pas au SIREN ou à la TVA : elle couvre toutes les mentions, y compris facultatives, donc aussi la mention d'autoliquidation le cas échéant.
• Un retard de paiement déclenche automatiquement pénalités et indemnité forfaitaire de 40 € dès le lendemain de l'échéance, sans mise en demeure préalable.
• Une facture impayée depuis 5 ans ne disparaît pas automatiquement de vos comptes : il faut prouver qu'elle ne sera jamais payée avant de pouvoir la considérer comme perdue.

Vous avez un doute sur une facture, un statut ou la marche à suivre sur votre plateforme ? N'hésitez pas à vous rapprocher de votre interlocuteur habituel au cabinet — nous sommes là pour vous accompagner dans cette transition.