Электронное выставление счетов: почему вы должны «принять» или «отклонить» полученные счета?

Сначала — краткое напоминание о реформе

Электронное выставление счетов постепенно становится обязательным для сделок между компаниями во Франции. Конкретно:

• С 1 сентября 2026 года все компании — плательщики НДС должны быть в состоянии получать счета в электронном формате через аккредитованную платформу. Крупные компании и предприятия среднего размера (ETI) уже обязаны их выставлять в этом формате.
• С 1 сентября 2027 года обязанность по выставлению распространится на МСП, микропредприятия и индивидуальных предпринимателей.

Цель этой реформы — борьба с мошенничеством в области НДС и, в перспективе, упрощение административного управления компаниями. А пока она меняет нечто вполне конкретное в вашей повседневной работе: судьба полученного счёта больше не зависит от простого письма или телефонного звонка, а определяется официальным статусом, который вы обязаны присвоить счёту на своей платформе.

Три статуса, а не два

Часто складывается впечатление, что вариантов только два — принять или отклонить. На самом деле их три, и важно их различать:

Техническое отклонение (rejet). Это происходит автоматически и носит чисто технический характер. Если счёт поступает в неверном формате или неправильно адресован, платформа блокирует его ещё до того, как вы его увидите. Вам ничего не нужно делать: поставщик обязан прислать вам корректный счёт.

Отказ (refus). Решение принимаете вы сами, по коммерческим соображениям. Например, если сумма не соответствует ожидаемой или отсутствует обязательный реквизит. Отказ должен сопровождаться точной причиной и блокирует оплату до устранения проблемы.

Принятие (acceptation). Вы подтверждаете счёт, что запускает установленный законом срок оплаты.

Почему важно принять или отклонить счёт — а не оставлять его без ответа

Отсутствие ответа не является нейтральным вариантом. Каждая платформа применяет срок молчаливого принятия, как правило, от 15 до 30 дней: по истечении этого срока счёт автоматически считается принятым, независимо от того, проверили вы его или нет. С этого момента начинается отсчёт срока оплаты, а вы теряете возможность оспорить счёт напрямую через платформу.

Наша рекомендация: обрабатывайте каждый полученный счёт в течение 5 рабочих дней с момента получения. Это даёт вам реальный запас времени для спокойной проверки, не рискуя автоматическим принятием.

По каким причинам можно отклонить счёт?

Отказ существует не для того, чтобы выиграть время или задержать оплату, — он должен отражать реальное расхождение с фактически совершённой сделкой. Наиболее частые причины:

• Неверная ставка НДС
• Некорректная итоговая сумма
• Ошибка в расчётах в счёте
• Отсутствие обязательного реквизита (SIREN — регистрационный номер компании во Франции, адрес доставки и т.д.)
• Дублирующий счёт (уже полученный или выставленный ранее)
• Ошибка в получателе
• Неизвестная сделка или неизвестный отправитель

Хороший принцип: всегда указывайте точную причину отказа. Одного слова «ошибка» недостаточно — укажите выявленное расхождение, по возможности сравнив его со сметой или заказом. Это ускоряет обработку и защищает вашу позицию в случае спора с поставщиком.

⚠️ Внимание: после отклонения счёт больше не может быть отражён в учёте в текущем виде. Потребуется дождаться исправленного счёта или кредит-ноты от поставщика.

Подробнее: штраф в 15 € за каждый отсутствующий или неверный реквизит — где проходит граница?

Нам часто задают вопрос: касается ли этот штраф только «классических» реквизитов (SIREN, номер плательщика НДС, адрес...) или распространяется шире?

Сфера применения весьма широка. Статья 1737, II Общего налогового кодекса Франции (Code général des impôts, CGI) предусматривает штраф в 15 € за каждое упущение или неточность, обнаруженные в счёте, с ограничением в 25% от суммы, указанной или подлежавшей указанию в счёте, при накоплении нескольких нарушений в одном документе. Государственный совет Франции (Conseil d'État) в решении от 21 мая 2014 года (№ 364610, Sté Garage Boileau Lagache) уточнил, что этот штраф применяется как к обязательным, так и к факультативным реквизитам — то есть даже бесполезный или не имеющий значения для клиента реквизит, если он неточен, теоретически может повлечь штраф наравне с обязательным.

Это касается, в частности, и указания об обратном начислении НДС (autoliquidation). Два полезных уточнения:

• Для субподряда в строительстве (BTP) ожидаемая ссылка — статья 283, 2 nonies CGI (а не просто «283 nonies», формулировка, которая иногда ошибочно встречается).
• Точная формулировка и указываемая статья различаются в зависимости от случая (строительство, внутриевропейские услуги, режим освобождения для малого оборота и т.д.). Правильный подход — проверять применимую ссылку по каждому конкретному делу, а не использовать универсальную формулировку.

Что важно, помимо самих 15 €: применительно к обратному начислению НДС отсутствующий или неверный реквизит — это не только вопрос фиксированного штрафа, но прежде всего фактор путаницы в том, кто должен декларировать и уплачивать НДС (поставщик может ошибочно выставить НДС, а клиент — не произвести обратное начисление), с риском перерасчёта, значительно более серьёзным, чем сам штраф.

Вопрос, который нам задают чаще всего: кто несёт ответственность, если со счётом возникла проблема?

Это частая путаница, поэтому проясним её.

Соответствие счёта установленным требованиям остаётся, в принципе, ответственностью поставщика. Именно он обязан указать все обязательные реквизиты, применить верную ставку НДС и т.д. То, что вы, как клиент, приняли счёт, не делает вас ответственным вместо поставщика за его возможную ошибку.

Однако существует вполне реальный риск, о котором нужно знать: риск вычета НДС. Если вы примете счёт с отсутствующими или неверными реквизитами, именно вы рискуете не суметь принять к вычету соответствующий НДС в случае налоговой проверки — даже если ошибка допущена не по вашей вине.

Именно поэтому крайне важно проверять каждый счёт до его принятия, а не после. После подтверждения вернуться назад становится гораздо сложнее.

До 2027 года — два направления работы параллельно

1 сентября 2027 года может казаться далёким, но готовиться к этому нужно уже сейчас — и не по одному направлению.

Первое направление — это ваша зона ответственности: приведение в соответствие ваших собственных счетов на продажу. К этой дате каждая компания должна пересмотреть оформление своих исходящих счетов, чтобы соответствовать новым требованиям (структурированный электронный формат, полный набор обязательных реквизитов и т.д.). Это не только вопрос программного обеспечения: ваши шаблоны счетов, общие условия продажи и внутренние процессы должны быть скорректированы заранее, а не в спешке в последний момент.

Второе направление — это ваша бдительность в отношении получаемых счетов. Как уже говорилось выше, принятие счёта поставщика с ошибкой (отсутствующий реквизит, неверный НДС и т.д.) может лишить вас права на вычет НДС — даже если ошибка допущена не вами. К 2027 году так же важно научиться внутри компании выявлять подобные ошибки до подтверждения счёта, как и привести в порядок собственные счета.

Иными словами: реформа работает в обе стороны. Быть в порядке, когда вы выставляете счета, недостаточно — нужно ещё уметь распознавать нарушения, находясь по другую сторону сделки, в роли покупателя.

Проверяет ли налоговая администрация ваши счета?

Закономерный вопрос, который нам задают многие клиенты: кто на самом деле просматривает эти счета после их отправки в администрацию?

На практике больше не существует отдельного «момента проверки», как раньше (раз в год, во время декларации по НДС). Теперь каждый счёт, переданный через аккредитованную платформу, практически в реальном времени поступает в системы Главного налогового управления Франции (DGFiP), которое автоматически сопоставляет его с вашими декларациями по НДС с помощью инструментов перекрёстной проверки.

Конкретно:

• Сопоставление счетов и деклараций происходит непрерывно и в автоматическом режиме — а не путём построчной проверки каждого счёта сотрудником.
• Вмешательство человека происходит только при обнаружении аномалии этими автоматическими инструментами (расхождение между счетами и заявленным НДС, повторяющиеся несоответствия и т.д.).

Что это меняет для вас: аккуратность требуется уже не только на момент подачи декларации по НДС, но с момента выставления каждого счёта. Единичная ошибка не обязательно повлечёт проверку, но повторяющиеся расхождения теперь могут быть выявлены гораздо быстрее, чем раньше.

Структурированные поля и произвольный текст: два разных уровня контроля

Важный нюанс, который часто понимают неверно: не вся информация электронного счёта проверяется одинаково.

Структурированные поля — цифровые и кодированные данные. Электронный формат (Factur-X, UBL, CII) не сводится к визуальному виду счёта (PDF-файлу, который вы видите на экране): он также содержит структурированные данные, организованные по европейскому стандарту EN 16931. Среди них — код «категория НДС» (S = стандартная ставка, Z = нулевая ставка, E = освобождение, AE = обратное начисление НДС, G = экспорт, K = внутриевропейская поставка и т.д.), сопровождаемый, при необходимости, кодом основания освобождения.

Эти структурированные поля проверяются на двух уровнях:

• Аккредитованной платформой, до передачи документа: правила согласованности проверяют соответствие между категорией НДС и применённой ставкой. Строка с кодом «обратное начисление» (AE) и ставкой НДС, отличной от 0%, — пример несоответствия, которое обнаруживается автоматически и может заблокировать счёт ещё до его поступления клиенту.
• Налоговым управлением (DGFiP), после получения счёта: эти цифровые и кодированные данные поступают в инструменты автоматического сопоставления с вашими декларациями по НДС (форма CA3) в рамках программы налогового data mining (проект CFVR, курируемый Миссией по анализу запросов и обработке данных — Mission Requêtes et Valorisation). Программное обеспечение Sirius-Pro упоминается как один из инструментов, задействованных в этой системе;

Произвольный текст — формулировка, видимая на счёте. А вот что остаётся, скорее, произвольным текстом, — так это точная формулировка, отображаемая на визуальном представлении счёта: например, конкретная фраза и указанная правовая ссылка («Обратное начисление НДС, статья 283, 2 nonies CGI» или иная формулировка, в зависимости от случая). Эта фраза сама по себе не является кодированным полем, как категория НДС: это составленный текст, который может различаться от одной программы для выставления счетов к другой.

Что это означает на практике:

• Несоответствие между кодом категории НДС (например, AE) и ненулевой ставкой НДС → обнаруживается автоматически, потенциально ещё на уровне платформы.
• Полное отсутствие кода категории или указания об обратном начислении в сочетании с недекларированным НДС там, где он должен был быть задекларирован, → также может быть выявлено, поскольку это создаёт заметное несоответствие в порядке учёта НДС.
• Неточная формулировка (принцип применён верно, но в тексте указана неверная статья) при корректном структурированном коде → насколько нам известно, по-прежнему остаётся в ведении человека при целевой налоговой проверке, а не автоматического обнаружения в реальном времени.

⚠️ Такая степень детализации автоматизированного контроля со стороны DGFiP касается недавно введённого механизма (обобщённого с 1 сентября 2026 года), который продолжает развиваться. У нас нет официального подтверждения точного объёма того, что сегодня проверяется автоматически применительно к произвольному тексту, — этот анализ остаётся нашей наилучшей оценкой на данный момент, требующей уточнения в каждом конкретном случае.

Что конкретно происходит, если счёт не оплачен в срок?

После истечения срока оплаты (30 дней по умолчанию, до 60 дней или 45 дней с конца месяца, если это предусмотрено договором) автоматически, уже на следующий день после наступления срока, запускаются два механизма, без необходимости направления официального уведомления (mise en demeure):

Пени за просрочку, рассчитываемые пропорционально числу дней задержки, исходя из ставки, которая не может быть ниже трёхкратной законной процентной ставки.

Фиксированная компенсация в размере 40 € за каждый неоплаченный счёт, причитающаяся по праву, без необходимости подтверждающих документов — даже в случае частичной оплаты.

Если просрочка сохраняется, компания-кредитор может далее последовательно применить: официальное напоминание (relance), затем официальное уведомление (mise en demeure) и, в крайнем случае, судебный приказ об уплате через коммерческий суд (tribunal de commerce).

Важный момент, который стоит запомнить: эти пени не взимаются автоматически какой-либо администрацией — их должен требовать сам поставщик (если просрочку допустили вы) или вы сами (если просрочку допустил ваш клиент). Но они начисляются со следующего дня после наступления срока оплаты независимо от того, были они востребованы или нет. Отсюда, опять же, важность тщательной проверки счёта перед его принятием: обратный отсчёт начинается сразу после этого.

А через 5 лет неоплаченный счёт автоматически исчезает из учёта?

Иногда говорят, что через 5 лет неоплаченный счёт автоматически списывается. Это отчасти верно, но реальность сложнее.

Что верно: между профессиональными участниками у вас есть 5 лет с даты наступления срока оплаты счёта, чтобы потребовать оплату, в том числе в судебном порядке (статья L.110-4 Коммерческого кодекса Франции).

Что неверно: по истечении этого срока ничего не происходит автоматически. Два важных уточнения:

• Этот срок — не автоматический механический предел. Именно ваш должник обязан сам заявить о том, что срок истёк, если вы попытаетесь взыскать долг в суде. Судья никогда не применит это правило по собственной инициативе.
• Чтобы этот счёт можно было официально списать из учёта как убыток, сначала нужно доказать, что он действительно никогда не будет оплачен — то, что называется «безнадёжной» задолженностью. Это предполагает исчерпание всех мер (напоминания, официальное уведомление, судебный иск) и получение документа, подтверждающего это.

3 ситуации, при которых можно считать, что счёт никогда не будет оплачен:

• Ваш клиент находится в процедуре судебной ликвидации и больше не располагает средствами для оплаты
• Ваш клиент исчез (смерть, отсутствие известного адреса)
• Истёк срок давности по счёту (прошло 5 лет) — и клиент заявляет об этом сроке, если вы пытаетесь взыскать долг

Полезно знать: после того как эта ситуация будет доказана, вы сможете вернуть НДС, изначально начисленный по этой сумме (статья 272 CGI), при условии передачи клиенту дубликата счёта с определённой обязательной пометкой.

Кратко по этому вопросу: через 5 лет счёт не «исчезает автоматически из учёта», а скорее «имеет высокие шансы никогда не быть оплаченным, если ваши попытки взыскания не увенчались успехом, — но это ещё предстоит доказать, прежде чем считать его безнадёжным».

Кратко

• До 1 сентября 2027 года — два направления работы параллельно: приведение собственных счетов в соответствие и обучение выявлению ошибок в получаемых счетах.
• Полученный счёт никогда не остаётся «в ожидании» бесконечно: рано или поздно он будет принят, отклонён или автоматически технически отклонён.
• Принятие счёта запускает вашу обязанность по оплате — проверяйте до, а не после.
• Отказ должен быть обоснован точной и реальной причиной.
• Бездействие через несколько недель равносильно автоматическому принятию.
• Главный риск для вас как покупателя — не быть привлечённым к ответственности за ошибку поставщика, а потерять право на вычет НДС, если вы подтвердите несоответствующий счёт.
• Администрация больше не проверяет ваши счета раз в год: контроль теперь автоматизирован и непрерывен, а вмешательство человека происходит только при обнаружении аномалии — однако этот автоматизированный контроль касается прежде всего цифровых и кодированных данных (суммы, ставки, категория НДС), в меньшей степени — точной формулировки произвольного текста.
• Штраф в 15 € за каждый отсутствующий или неверный реквизит (ст. 1737, II CGI) не ограничивается номером SIREN или НДС: он охватывает все реквизиты, включая факультативные, а значит и указание об обратном начислении НДС, где это применимо.
• Просрочка оплаты автоматически влечёт пени и фиксированную компенсацию в 40 € со следующего дня после наступления срока, без предварительного официального уведомления.
• Неоплаченный в течение 5 лет счёт не исчезает автоматически из учёта: необходимо доказать, что он никогда не будет оплачен, прежде чем считать его безнадёжным.

Возникли сомнения по поводу счёта, статуса или порядка действий на вашей платформе? Не стесняйтесь обращаться к вашему постоянному контактному лицу в компании — мы готовы сопровождать вас в этом переходе.