Cele două date de reținut
Reforma se implementează în două etape care vă privesc în mod direct.
La 1 septembrie 2026, trebuie să puteți primi facturile electronice de la furnizorii dumneavoastră pe o platformă autorizată de stat.
La 1 septembrie 2027, trebuie să emiteți toate facturile în format electronic și să transmiteți datele privind vânzările (provenite din casa de marcat) către administrație, prin intermediul platformei dumneavoastră.
Aceste termene pot părea îndepărtate, dar actualizarea casei de marcat, alegerea platformei și instruirea echipei necesită anticipare. Ideal este să fiți pregătit înainte de vara anului 2026.
Recapitulare rapidă: factura electronică și e-reporting-ul
Reforma face distincția între două obligații complementare.
Factura electronică reglementează facturile dintre firmele franceze (clienții și furnizorii dumneavoastră profesioniști). Aceste facturi vor circula de acum înainte prin intermediul unei platforme autorizate (PA) — operatorul, autorizat de stat, care transmite și primește facturile și datele dumneavoastră. Este noua denumire a platformelor numite anterior „platforme partenere de dematerializare” (PDP).
E-reporting-ul, la rândul său, transmite administrației datele celorlalte operațiuni, în special vânzările către persoane fizice și încasările din prestări de servicii.
Pentru o unitate HCR, rețineți un principiu simplu: restaurația și cazarea sunt prestări de servicii. Ca atare, TVA-ul devine în general exigibil la încasare, adică în momentul în care sunteți plătit. Această particularitate declanșează o obligație suplimentară: e-reporting-ul datelor de plată, pe lângă e-reporting-ul datelor de tranzacție.
Ce se schimbă concret pentru unitatea dumneavoastră
În funcție de tipul de client, tratamentul diferă.
- Clienți profesioniști (mese de afaceri, seminarii, deplasări profesionale cu cazare…): va trebui să le trimiteți facturi electronice prin platforma dumneavoastră autorizată.
- Clienți persoane fizice: vânzările dumneavoastră vor fi declarate automat administrației prin sistemul dumneavoastră de încasare (de aici importanța verificării compatibilității instrumentelor actuale).
- Cazare pentru firme: facturi electronice clasice.
- Cazare pentru persoane fizice: declararea automată a vânzărilor, la fel ca la restaurație, prin platforma dumneavoastră.
Adevărata provocare: gestionarea notelor de plată
Este punctul cel mai sensibil al sectorului dumneavoastră. Tratamentul unei note de plată depinde de cine este clientul (persoană fizică sau profesionist) și, în anumite cazuri, de sumă.
Clientul este o persoană fizică
Este situația cea mai frecventă. Un client ia masa, își achită nota și pleacă.
În acest caz, indiferent de sumă, vânzările dumneavoastră sunt acoperite de e-reporting: atât datele de tranzacție, cât și datele de plată, generate de casa de marcat, agregate zilnic și apoi transmise. Nu trebuie să emiteți o factură individuală pentru fiecare client.
Clientul este un profesionist
Aici se combină două reguli.
Pentru o notă mai mare de 150 € fără TVA în beneficiul unei firme, factura este obligatorie, chiar dacă clientul nu o solicită.
Pentru o notă mai mică de 150 € fără TVA, e-reporting-ul este în principiu suficient. Însă, de îndată ce clientul profesionist solicită o factură — indiferent de sumă —, aveți obligația de a o întocmi și de a o depune pe platforma dumneavoastră autorizată.
Punct de atenție: fără o factură corect completată cu datele de identificare ale clientului (nume sau denumire socială, adresă), clientul dumneavoastră profesionist nu va putea deduce TVA-ul. O toleranță permite clientului să completeze el însuși aceste informații într-un spațiu prevăzut în acest scop pe nota de plată.
Cazuri particulare de cunoscut
Clientul plătește cu cardul personal, dar dorește o factură pe numele firmei sale. Este frecvent la mesele de afaceri. Procedura: întocmiți factura pe numele firmei și depuneți-o pe platforma dumneavoastră autorizată, care o va transmite platformei firmei-client. Îi înmânați clientului doar o chitanță de plată.
Aveți mai multe case de marcat sau programe (sală, bar, hotel, click & collect…). Toate trebuie să fie compatibile cu reforma și să genereze date interpretabile. Este un aspect de verificat din timp cu furnizorii dumneavoastră.
Și achizițiile din străinătate sunt vizate. Dacă achiziționați mărfuri de la un furnizor dintr-o altă țară a Uniunii Europene (de exemplu, făină cumpărată din Italia), operațiunea intră sub incidența e-reporting-ului datelor de tranzacție, iar dumneavoastră, ca unitate stabilită în Franța, sunteți obligat la declarare. În schimb, un import dintr-o țară din afara UE rămâne în afara sferei de aplicare (informația provine din documentele vamale).
Casa de marcat, piesa centrală a dispozitivului
Întregul mecanism se bazează pe sistemul dumneavoastră de casă de marcat. El este cel care produce, în fiecare zi, raportul consolidat al vânzărilor (așa-numitul „raport Z”), care va fi apoi transmis.
Câteva aspecte merită atenția dumneavoastră.
- Casa dumneavoastră de marcat este conformă și actualizată? Verificați cu furnizorul dumneavoastră dacă este prevăzută o actualizare „factură electronică”.
- Realizează o închidere zilnică? Restaurația are particularitățile ei (serviciile de prânz și de seară, sistemul de „ture”), care îngreunează uneori producerea unui raport Z corect.
- Face distincția între prestările de servicii și vânzările de bunuri? Un același bon poate combina o masă (serviciu) și o vânzare la pachet (bun): setările trebuie să permită diferențierea lor.
Evitați introducerea manuală a datelor: aceasta va rămâne posibilă pe un portal, dar ar reprezenta ore de muncă în fiecare lună, cu un risc ridicat de eroare. Automatizarea prin platforma dumneavoastră este abordarea corectă.
Ce trebuie să faceți acum: lista de verificare
Ordinul Experților Contabili recomandă patru etape concrete.
- Verificați sistemul de facturare și casa de marcat. Contactați furnizorul, solicitați actualizarea „factură electronică” și asigurați-vă că echipamentul este conform.
- Alegeți-vă platforma autorizată (PA). Comparați ofertele (preț, simplitate, asistență) și verificați dacă se integrează bine în procesele dumneavoastră administrative. Expertul contabil este cel mai bun sfătuitor pentru această alegere.
- Instruiți-vă echipa. Prevedeți aproximativ 2 ore de instruire de persoană, creați un memento simplu și afișați un ghid de utilizare lângă casele de marcat.
- Testați sistemul înainte de vara anului 2026. Efectuați teste cu facturi de probă, verificați că totul funcționează înainte de termen și pregătiți o informare pentru clienții dumneavoastră.
Beneficiile pe care le puteți obține
Dincolo de obligație, reforma vă aduce câștiguri reale în activitatea de zi cu zi.
Gata cu clientul-firmă care pleacă cu o factură pe hârtie, cu clasarea manuală, cu depozitarea documentelor justificative și cu trimiterea pieselor către cabinet. Loc pentru automatizare: transmiterea facturilor prin platformă, monitorizare în timp real, mai puține erori, arhivare automată și transmiterea directă a datelor către expertul dumneavoastră contabil. Tot atâta timp câștigat pentru a vă concentra pe meseria dumneavoastră.
Ce trebuie reținut
În sectorul hotelier și de restaurație, e-reporting-ul vizează cea mai mare parte a cifrei dumneavoastră de afaceri, întrucât vindeți în principal către persoane fizice. Vânzările declanșează atât e-reporting-ul datelor de tranzacție, cât și pe cel al datelor de plată, deoarece TVA-ul este datorat la încasare. Gestionarea notelor în funcție de tipul de client și de pragul de 150 € fără TVA este punctul cel mai delicat, iar casa de marcat este piesa centrală. Două date de reținut: 1 septembrie 2026 (primirea facturilor) și 1 septembrie 2027 (emiterea și transmiterea datelor).
Cheia succesului: un diagnostic anticipat al casei de marcat și al organizării dumneavoastră, ideal înainte de vara anului 2026. Suntem alături de dumneavoastră pentru a alege soluția potrivită, a vă instrui echipa și a verifica dacă totul este pregătit la timp. Contactați-ne fără întârziere pentru a face punctul asupra unității dumneavoastră.